粤海动态
粤海专题
提升档案管理工作水平——我司开展科技档案交流观摩活动

本报讯(记者 杨广彦)6月21日,为促进集团各单位档案管理人员的交流与学习,提高档案工作整体水平,集团行政部组织集团下属香港、广州、深圳、中山等地企业的30多名专兼职科技档案管理人员,专程来到广东粤港供水有限公司进行科技档案交流观摩活动。

 

粤港供水公司负责科技档案管理的曾雪华就科技档案管理的流程、制度等进行讲解,并就科技档案的收集、分类、组卷、著录等内容作了详尽演示。

  

当日下午,大家参观了粤港供水公司档案库房,并就科技档案管理中的一些具体问题与粤港供水公司档案管理员曾雪华、张国兰以及集团行政部邀请的资深档案管理专家省丝纺集团档案管理员陈玉群等进行现场交流和探讨。

   

在参观过程中,大家对粤港供水公司规范、先进的科技档案管理工作表现出浓厚的兴趣,表示要学习借鉴粤港供水在档案制度建设和工作流程管理上的经验和做法。认为粤港供水公司的档案管理制度健全,档案管理人员业务水平高,对档案的收集、整理、借阅、保管、销毁等分别制定了详细的工作制度和流程,档案除保存一份纸质版原件外,还要再扫描、保存一份电子档案,不仅方便员工查阅,也能更好地保存原件,值得各企业借鉴。


档案工作虽然琐碎却很有价值

——我司各企业档案员谈对档案工作的认识

 

制度建设

集团工程管理部黄俊珲:在集团行政部的组织下,我有幸代表集团工程管理部参加科技档案交流观摩活动。

  

通过一天的参观、交流,听取粤港供水曾雪华讲授档案管理的方法及经验,使我了解了很多科技档案的管理知识。当天活动中,给我印象最深的内容有两点:第一,在粤港供水项目结算时,除有完整的结算资料及目录外,还需有档案员签字才可办理资金结算手续;第二,在粤港供水内部,档案管理的制度非常完备,上至公司领导,下至各部门人员,都严格按照规章制度做好或配合做好档案管理工作,有效保证了档案工作质量。值得我们认真学习。

   

集团行政部李文智:粤港供水档案管理与时俱进,制度建设走在前面,目前已制定了19项档案管理制度,有效促进该司档案管理工作的规范化、制度化。

   

我印象深刻的是该司的档案管理流程建设,细化至档案管理的每个环节。如《档案信息化工作指导书》,其中明确规定了纸质归档文件数字化流程、责任人须知等。粤港供水从2007年开发了档案管理系统软件,把档案管理与科技项目管理环节挂钩。如基建工程档案,规定项目文件移交过程须通过质量关,档案人员签名落实后才能开展后续工作。


实践经验

集团行政部雷慧:以前,虽然对科技档案的收集、整理、归档内容有一定了解,但这方面的实践经验明显欠缺。通过学习粤港供水的科技档案管理工作,使我受益匪浅。

   

在当天活动上,粤港供水档案员曾雪华深入讲解了该司科技档案管理的基本理念和实际操作方法。发现粤港供水整理科技档案的方法较为完备,为许多即将开展科技档案整理工作的同行提供了借鉴。


手段先进

 天河城塔楼工程建设指挥部:通过参观、学习粤港供水的档案管理工作,有以下三点收获:第一,完善制度是档案管理工作的坚强保障。粤港供水制定了一系列完善的档案管理制度、流程和管理办法。不同类型的档案有不同管理办法;档案收集、移交、整理、借阅、保管、销毁等,均有相应的工作流程指引。第二,制定适合公司实际的档案管理办法。档案管理应从实际出发,根据检索、使用和保管的需要,制定相关制度,最大限度提升档案的使用价值。第三,善于利用各种现代化工具对档案进行管理。通过参观学习,发现粤港供水档案室设备齐全,使用了先进的扫描仪、打印机等硬件设备及档案电子软件系统,有效利用信息化手段,提高档案整理效率和检索速度。


发挥借鉴作用

永顺泰集团行政部张胜群:粤港供水在科技档案管理方面的做法值得我们学习。首先,在人员配置方面,不仅要配备专职档案人员,每个部门最好还配有兼职档案员,并加强业务培训。其次,在档案管理的收集、移交、归档整理、使用、保管、销毁等流程,粤港供水都制定了详细的管理流程。第三,工程档案管理方面,在验收20万元以上的大工程时,一定要有档案人员参与,如果档案员不签名,则工程不能结算。这种做法对保证工程档案的完整性具有重要作用。目前,永顺泰的许多工程资料分散在各下属公司,永顺泰总部仅有一小部分,这种局面对搞好档案管理工作极其不利,因此,我们有必要借鉴粤港供水的先进做法。

 

平凡中见功夫

中山火力发电有限公司扩建工程指挥部:通过当天的观摩活动,发现粤港供水档案员工作做得非常“细”。这个“细”表示细心、细致。我认为,档案管理是一门学问、一门科学,要想做好档案工作就必须具备强烈的责任心。档案管理工作最重要的是耐心和细心,勤于钻研,在操作过程中及时将各种资料收集整理归档,在平日勤于收集、管理。只有具备这种专业的态度,才能把档案管理工作做好、做扎实。

 

领导重视

中山火力发电有限公司:粤港供水的领导对档案管理工作十分重视,对档案管理的投入很大。档案管理设备非常先进和齐全,库房面积也很大,可以满足公司长远发展需要的档案存放空间。档案室内的打印机,扫描仪都非常先进,有利于档案员提高工作效率。同时,粤港供水对档案员的配置十分到位,并经常接受档案管理的培训,他们的个人素质及专业技能都非常出色。

   

公司制定了严格的管理制度,无论在管理中的收集资料、分类、入档,调阅、销毁等每个环节,都有对应的规定或管理细则,甚至每个步骤都有相应的操作指引。

 

感受历史的厚重

粤海地产:通过参观,我们发现粤港供水的档案存放十分规范、整齐,库房内的温度、湿度均达到标准要求。在参观过程中,我们看到几十年前的档案都被保存得十分完好,这些历史资料十分珍贵,是粤港供水发展历史的最好见证。

 

酒管集团:粤港供水的档案管理十分规范,档案管理人员业务水平高,对档案的收集、整理、档案管理信息化、档案借阅、档案保管、档案销毁等业务分别制定了管理流程,对档案管理的完整、准确、安全和有效利用提供了保障。

   

在活动现场,我们看到粤港供水的档案库房管理得井然有序,每一个档案柜都摆放整齐,并根据档案保管年限的不同分门别类地进行管理,对我们做好类似工作具有很强的指导意义。我们看到了一些年代久远的档案,见证了粤港供水的整个发展历程,是粤港供水的“活化石”。


修正观念

粤投宋美芳、罗瑀琪:管理科技档案对档案员的综合素质要求较高,既要有扎实的业务技能,又要有较强的管理能力和服务意识,同时还要紧跟时代潮流,适应档案管理电子化的时代要求。

   

未参加档案培训班之前,我们对档案管理工作有着较浅的认识,认为文件处理工作十分枯燥。通过参加省档案局及集团举办的培训活动后,使我们对档案管理有了全新认识,强化了档案管理意识。

   

档案管理工作很有学问,从档案的收集、归档、确定期限、分类、编制页码、装订、排序、盖文件号章、计算机著录、装盒排架、打印目录、编制检索工具等一连串工序来看,档案管理涉及社会学、目录学以及很多专业学科。同时,档案管理是一件实践性很强的工作,需要在工作中不断总结归纳整理、日积月累,对档案管理工作才有可能做到得心应手。这是我们从参观粤港供水档案管理的工作中体会最深的。

 

粤海地产:粤港供水已经建立了一套较为完善的档案信息化管理系统,这与该司档案管理人员的艰辛努力和公司领导的高度重视密不可分。粤港供水的档案员干一行、爱一行,积累了丰富的档案管理经验。同时,公司对档案管理的投入很大,并逐年加大对信息化工作的支持力度,这才使得粤港供水档案管理工作日臻完善。


活动组织十分出色

天河城塔楼工程建设指挥部:此次参观交流活动内容很有针对性,现场采用有问有答的交流形式,充分调动了大家观摩的积极性。

东深控股马莉:此次观摩活动,所有人都表现得十分积极。在参观过程中,我始终把粤港供水的档案管理工作与自己的工作进行比较。参观的全过程,可用“看”、“听”、“想”、“做”、“用”五个字概括:“看”粤港供水的管理制度;“听”档案员讲解档案管理理念;“想”自己存在的差距;今后自己应当怎样去“做”;如何把粤港供水的管理理念“用”到东控的档案管理中。在当天的活动中,感到粤港供水的两位档案员的态度十分和善,讲解内容十分透彻,这一点值得我们认真学习。

 

中山火力发电有限公司扩建工程指挥部:在当天的观摩活动中,粤港供水曾雪华结合该司科技档案管理实际,讲解了科技档案管理的流程、制度等,详细演示了科技档案收集、整理、分类、著录和科技档案的分类编号与目录编制等操作过程。同时,我们又参观了科技档案库房,大家在现场畅所欲言,就管理档案的经验和心得进行了详细交流。之后,就工作中遇到的一些问题,大家纷纷提问,也得到现场几位有经验同行的认真解答,整个活动组织得十分出色。